Practical Instruction on the Art of Project Execution

ပရော့ဂျက်အကောင်အထည်ဖော်တဲ့အဆင့်ကို delivery stage, execution stage, implementation or carry out လို့ အမျိုးမျိုးခေါ်ကြပေမယ့် လိုရင်းကတော့ ရေးဆွဲထားတဲ့အစီအစဉ် plan ကို အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်ရတာပါဘဲ။

Project Execution အဆင့်မှာ ပရောဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်အနေနဲ့ အဓိကအလေးထား လုပ်ဆောင်ရမယ့် process cycles လုပ်ငန်းစဉ်လည်ပတ်မှု ၃ ခုကိုဆွေးနွေးတင်ပြပေးချင်ပါတယ်။
အဲဒီ process cycles loop တွေကတော့..

1. Monitor and control process cycle
2. Reporting and decision making process cycle
3. Change control process cycle တို့ဖြစ်ပါတယ်။

Monitoring and Control Process Cycle

Project delivery stage မှာ.. ရေးဆွဲထားတဲ့ အစီအစဉ်ကို အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်ရတယ်ဆိုတာ ပကတိအားဖြင့် ရိုးရှင်းတဲ့သဘောပါဘဲ။
အပြောင်းအလဲတွေ၊ မရေရာ မသေချာမှုတွေရှိနေတဲ့ လက်တွေ့ဘဝ လူမှုပတ်ဝန်းကျင်မှာ..
အစီအစဉ်အတိုင်းလုပ်လို့ ရတတ်သလား?
အစီအစဉ်အတိုင်းရော လုပ်ကြပါ့မလား? ဆိုတာ မေးစရာဖြစ်လာတယ်။
သေချာတာကတော့.. အစီအစဉ်ကို အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်တဲ့အခါမှာ ကြီးကြပ်ထိန်းချုပ်မှုမရှိရင်တော့ ပရမ်းပတာဖြစ်သွားဘို့များပါတယ်။
Monitoring and Control Process မရှိမဖြစ် လိုအပ်ပါတယ်။

ပြီးခဲ့တဲ့ ရာစုနှစ်တုန်းက နိုဘယ်ဆုရ ပြင်သစ် အတွေးအခေါ် ပညာရှင် Henri Bergson ပြောထားတာရှိတယ်။
အရာအားလုံးဟာ ပရမ်းပတာ၊ ဖရိုဖရဲဖြစ်နေတာတော့ မဟုတ်ပါ တဲ့။
ဖြစ်စဉ် ၂ မျိုးနဲ့ ဖြစ်နေတာပါ တဲ့။
အဲဒီ ဖြစ်စဉ် ၂ မျိုးကတော့..
Geometric order and living order လို့ ပြောထားပါတယ်။
(“စည်းကမ်းတကျရှိတဲ့ ဖြစ်စဉ် နဲ့ ရှင်သန်ပြောင်းလဲနေတဲ့ ဖြစ်စဉ်” လို့အနီးစပ်ဆုံး ဘာသာပြန်ကြည့်ပေမယ့် တိကျတဲ့စကားလုံးရှာမရသေးလို့ ဒီလောက်ဘဲ အကြမ်းဖြင်း ပြောပါရစေ)
Geometric order ရဲ့သဘောကတော့..
တူးမြောင်းတလျောက်မှာရှိတဲ့ ရေစီးကြောင်းရဲ့ သဘောသဘာဝနဲ့ ခပ်ဆင်ဆင်တူပါတယ်။
ဖြစ်ရပ်၊ လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို စနစ်တကျကြိုတင် စီစဉ်ထားလို့ရတယ်၊ နောက်ထပ် ဘာဖြစ်မယ်ဆိုတာလည်း ကြိုတင်ခန့်မှန်းဘို့ လွယ်တယ်။
Living order ရဲ့သဘောကတော့..
သဘာဝ မြစ်ချောင်းတွေမှာရှိတဲ့ ရေစီးကြောင်းရဲ့ သဘောသဘာဝနဲ့ ခပ်ဆင်ဆင်တူပါတယ်။
အခြေအနေအမျိုးမျိုးပေါ်မူတည်ပြီး အချိန်မရွေး ပြောင်းလဲနေတတ်တယ်။

ပရော့ဂျက်တာဝန်ခံတစ်ယောက်အနေနဲ့ ပရော့ဂျက်အကောင်အထည်ဖော်ဘို့ စနစ်တကျ ကြိုတင် စီစဉ်ထားပေမယ့်လည်း..
မမျှော်လင့်တဲ့ အပြောင်းအလဲတွေနဲ့ ရင်ဆိုင် ကြုံတွေရတတ်ပါတယ်။
ပရော့ဂျက်ရဲ့သဘော သဘာဝကလည်း..
အသစ်အဆန်း၊ unique product, service or result
ခန့်မှန်းရခက်တဲ့ အနာဂတ်၊ future event
မသေချာ မရေရာမှု၊ uncertainty
စွန့်စားရမှု၊ risk
ပါဝင်ပတ်သက်သူတွေရဲ့ သဘောထားအပြောင်းအလဲတွေနဲ့ ဝိုင်းရံနေတယ်။ shareholder attitude လို့ခေါ်ကြပါတယ်။
သေချာစနစ်တကျ ကြိုတင်စီစဉ်ထားနိုင်မှ တော်ကာကျမယ်။
အမြဲတန်းလည်းစောင့်ကြည့်နေရမယ်။ monitoring
လိုအပ်သလို ထိန်းညှိနိုင်ရမယ်။ controlling
ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်ရဲ့ အဓိကအခန်းကဏ္ဍဟာ ရှင်သန်ပြောင်းလဲနေတဲ့ ဖြစ်စဉ်ကနေ စနစ်တကျရှိတဲ့အစီအမံတွေနဲ့အတူ ပရော့ဂျက်ရဲ့ ရည်မှန်းချက်ကိုရောက်ရှိအာင် ဆောင်ရွက်ပေးရတာပါဘဲ။
Leading the project from living order to geometric order.

ဒါပေမယ့်လည်း..
တခါတရံမှာ ကြိုတင်စီစဉ်ထားတဲ့ အစီအစဉ်တွေဟာ အလုပ်မဖြစ်တတ်ပါဘူး။
အစီအစဉ်အတိုင်း ဘယ်လိုမှ ရှေ့ဆက်လို့မရနိုင်ရင်တော့ အစီအစဉ်အသစ်ကို ပြန်လည်ရေးဆွဲတာက အသင့်တော်ဆုံးပါ။
တကယ် အလုပ်မဖြစ်တဲ့ အစီအစဉ် (plan) ကို စွန့်လွှတ်ဘို့ ဝန်မလေးသင့်ပါ။
လက်တင် စာရေးဆရာ Pubilius Syrus ကတော့ မိန့်ဆိုဘူးပါတယ်။
သူပြောတာကတော့..
It is a bad plan that admits of no modification.
ပြုပြင်ပြောင်းလဲလို့ မရတဲ့ အစီအစဉ်ဟာ အလကားဘဲ။
Monitor and control process cycle အကြောင်းကိုတော့ ဒီလောက်ဘဲ ပြောပါရစေ။

Reporting and Decision Making Process Cycle

လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို လိုအပ်သလိုထိန်းကျောင်းဘို့ရာမှာ စနစ်တကျလေ့လာစောင့်ကြည့်ထားတဲ့ မှတ်တမ်းမှတ်ရာတွေ ရှိနေဘို့လိုပါတယ်။
ဖြစ်စဉ်တွေရဲ့သဘောသဘာဝကို သေချာလေ့လာပြီးမှ လိုအပ်သလို ထိန်းညှိပေးသင့်ပါတယ်။
ထူးခြားဖြစ်စဉ်နဲ့ပုံမှန်ဖြစ်စဉ်တွေကို ကွဲပြားစွာသိရှိရပါမယ်။
(Special cause and common cause ကို ဆိုလိုတာပါ။)
ပရင့်တူးစနစ်မှာတော့ လုပ်ငန်းအလွှာအလိုက် သတ်မှတ်ထားတဲ့ အစီရင်ခံစာပုံစံတွေရှိပါတယ်။
ပေးပို့လာတဲ့ အစီရင်ခံစာအပေါ်မူတည်ပြီး လိုအပ်သလို ထိန်းကျောင်းပေးရပါတယ်။
ဥပမာ..
Product delivery stage မှာ အဖွဲ့ခေါင်းဆောင် team manager ကနေ ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာဆီကို တင်ပြရတဲ့ အစီရင်ခံစာကို checkpoint report လို့ ပြောကြပါတယ်။
ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာကလည်း ပရော့ဂျက်စပွန်စာ (ပရင့်တူးအခေါ် executive) ဆီကို ထူးခြားဖြစ်စဉ် အစီရင်ခံစာ တင်ပြရပါတယ်။ highlight report or exception report လို့ခေါ်ပါတယ်။
Project phase (ပရင့်တူးအခေါ် project stage) တစ်ခုပြီးသွာတိုင်း အစီရင်ခံစာတင်ပြရတာကိုတော့ end stage report လို့ခေါ်ပါတယ်။
လုပ်ငန်းစဉ် အဆင့်တိုင်းမှာ ပုံမှန်မဟုတ်တဲ့ကိစ္စတွေကို exception report အနေနဲ့ အခါအားလျော်စွာ တင်ပြရတာတွေလည်း ရှိတတ်ပါတယ်။
ပရော့ဂျက်ကြီးတစ်ခုလုံး ပြီးစီးသွားတဲ့အချိန်မှာတော့..
end project report ကို ပရော့ဂျက်စပွန်စကရေးပြီး ပရိုဂရမ်မန်နေဂျာထံ တင်ပြရပါတယ်။
တင်ပြလာတဲ့ အစီရင်ခံစာတွေကိုကြည့်ပြီး လိုအပ်သလို ဆက်လက်ဆောင်ရွက်ရပါတယ်။
လုပ်ငန်းစဉ်နှင့်တိုးတက်မှု အခြေအနေတွေကို မှတ်တမ်းတင်ပြီး အစီရင်ခံစာတွေကို အဆင့်ဆင့်တင်ပြနေရတာက ဗျူရိုကရေစီဆန်တယ်လို့ထင်ရပေမယ့် တာဝန်ယူမှု၊ တာဝန်ခံမှုကို ပိုမိုသိသာစေပါတယ်။
ပါဝင်ပတ်သက်သူအားလုံးမှာ ကိုယ်စီတာဝန်ရှိနေတယ်ဆိုတာကို သဘောပေါက်ထားဘို့လိုပါတယ်။
ပွင့်လင်းမြင်သာမှုလည်းရှိစေပါတယ်။
မှတ်တမ်းတင်တယ်ဆိုတဲ့အနေအထားမှာ အကောင်းအဆိုးအားလုံးကို အဂတိကင်းကင်းနဲ့ ပွင့်လင်းမြင်သာမှု ရှိရပါမယ်။
Reporting process cycle အကြောင်းကိုတော့ ဒီလောက်ဘဲ ပြောပါရစေ။

Change Control Process Cycle

ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်ရဲ့ အကြီးမားဆုံးစိန်ခေါ်မှုက အပြောင်းအလဲတွေကို စနစ်တကျကိုင်တွယ် ဖြေရှင်းရတာပါဘဲ။
Coping with change ဆိုတာ ခေါင်းဆောင်တစ်ယောက်ရဲ့ တာဝန်လည်းဖြစ်ပါတယ်။
ပီအမ်အိုင် ပန်ဘောက်စနစ်မှာတော့ change control board ဆိုပြီး ဖွဲ့ထားတယ်။
Perform integrated change control process ကိုပီအမ်အိုင်ပန်ဘောက်မှာ အကျယ်တဝင့်ရှင်းလင်းတင်ပြထားပါတယ်။
Change process တွေကိုလည်း စနစ်တကျရှင်းလင်းတင်ပြထားပါတယ်။
ပရင့်တူးမှာတော့ manage by stage ဆိုတဲ့ အခြေခံမူ ထားရှိပြီး အပြောင်းအလဲတွေကိုကိုင်တွယ်တဲ့နေရာမှာ သူ့အဆင့်နဲ့သူ (layer by layer) တာဝန်ယူဖြေရှင်းရတယ်။
ရှောင်လွဲလို့မရနိုင်တဲ့ အပြောင်းအလဲဆိုတာတွေလည်းရှိတတ်ပါတယ်။
စနစ်တကျကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းရုံမှအပ အခြားမရှိ။
ဒီလိုအနေအထားမှာ Change procedure တွေ တိတိကျကျရှိထားသင့်ပါတယ်။

အပြောင်းအလဲတွေလုပ်ဘို့ တောင်းဆိုလာရင်..
၁။ စနစ်တကျ မှတ်တမ်းတင်၊ document the change request
၂။ ဘာကြောင့် ပြောင်းချင်တာလဲ? why?
၃။ ဘယ်လို အကျိုးကျေးဇူးတွေ ရလာနိုင်သလဲ? benefit, outcome
၄။ ဘယ်လို အကျိုးဆက်တွေလည်း ဖြစ်လာနိုင်သလဲ? change affect
၅။ အခြားသော ပရော့ဂျက်ရဲ့ ရည်ရွယ်ချက်တွေကို ဘယ်လိုထိခိုက်လာနိုင်သလဲ? project objectives
၆။ အပြောင်းအလဲအတွက် လုံလောက်တဲ့ အရင်းအမြစ်ရှိရဲ့လား? budget, time, resources
၇။ အပြောင်းအလဲကို လက်ခံမှာလား? လက်မခံလား? တိတိကျကျ ဆုံးဖြတ်ချက်ပေးရမယ်။ accept or reject?
အပြောင်းအလဲအတွက် တောင်းဆိုချက်ကိုလက်ခံဆောင်ရွက်မယ်လို့ ဆုံးဖြတ်ပြီးရင်တော့..
သင့်တော်တဲ့ အစီအစဉ်ကို ပြန်လည်ရေးဆွဲပြီး စနစ်တကျအကောင်အထည်ဖော်ရမှာပါဘဲ။ Updated plan ဖြည့်စွက်ရေးဆွဲထားတဲ့ အစီအစဉ် ဖြစ်ရင်လည်းဖြစ်မယ်။ အသစ်ရေးဆွဲရတဲ့ အစီအစဉ် Replan ဖြစ်ရင်လည်းဖြစ်မယ်။
Change control process cycle အကြောင်းကိုတော့ ဒီလောက်ဘဲ ပြောပါရစေ။

(အလျင်းသင့်လို့ သတိထားစရာလေးတစ်ချက်ကိုလည်း တင်ပြပါရစေဗျာ)
ပရော့ဂျက်စီမံခန့်ခွဲရေးဘာသာရပ်ကို စတင်လေ့လာသူများအဖို့.. planning, execution, monitoring and controlling လုပ်ငန်းစဉ်ရေးဆွဲ၊ အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်ရွက်၊ ကြီးကြပ်ကွပ်ကဲ၊ လိုအပ်သလိုထိန်းချုပ်ပြုပြင်.. ဆိုတဲ့လုပ်ငန်းစဉ်တွေဟာ finish to start တစ်ခု(လုံးဝ)ပြီးမှ နောက်တစ်ခုလုပ်ရတာမျိုးမဟုတ်ဘဲ လိုအပ်သလိုစီစဉ်လုပ်ကိုင်ရတဲ့အနေအထားတွေလည်းရှိတတ်ပါတယ်။ ဥပမာ.. execution ပြီးမှ ထိန်းချုပ်ကွပ်ကဲမှုဆိုတဲ့ monitoring and controlling လုပ်တာမဟုတ်ဘဲ လိုအပ်သလို စီစဉ်လုပ်ကိုင်ရတဲ့အနေအထားတွေဖြစ်ပါတယ်။ တပြိုင်တည်းလိုလို လုပ်ရတဲ့အနေအထားတွေပါ။

စာမေးပွဲအောင်လက်မှတ်တွေအတွက် ဦးစားပေးပြဌာန်းထားတဲ့ စာအုပ်စာပေ၊ သင်တန်းတွေမှာတော့ planning processes, execution processes, monitoring and controlling processes တွေကိုအုပ်စုအလိုက်ပိုင်းခြားပြီးတင်ပြထားတော့ ဘယ်လုပ်ငန်းစဉ်ကတော့ ဘယ်ဂရုထဲမှာ.. ဘာပြီးမှ ဘာလာတယ်.. ဆိုတဲ့ လေ့လာမှတ်သားမှုတွေဟာ ပုံသေနည်းတစ်ခုလို တွင်ကျယ်သွားတတ်ပြီး လက်တွေ့သဘာဝနဲ့ ကင်းကွာသွားတတ်တဲ့ အနေအထားတွေလည်းရှိတတ်ပါတယ်။ အားလုံးကိုတော့ မဆိုလိုပါ။

ယခုတင်ပြချက်တွေကတော့ ဆရာကြီး Dr. Mike Clayton ရဲ့ပရော့ဂျက်စီမံခန့်ခွဲရေးအကြောင်း ဟောပြောပို့ချက်များကိုအခြေခံကာ ပရင့်တူးပရော့ဂျက်မော်ဒယ်နှင့်ယှဉ်တွဲပြီး လက်တွေ့လုပ်ကိုင်ပုံအကြောင်းတွေကိုဘဲ အလေးပေး ဖော်ပြလိုက်ရပါတယ်။

ပညာရှင်များအားလုံးကို လေးစားလျှက်..